Sürdürülebilirlik Departmanı ile Satın Alma Departmanı Henüz Tanışmadı mı?

Şirketlerin internet sitelerine girdiğinizde sürdürülebilirlik konusunda oldukça etkileyici cümlelerle karşılaşabilirsiniz:

* Karbon ayak izimizi azaltıyoruz.
* Daha yaşanabilir bir gelecek için çalışıyoruz.
* Döngüsel ekonomiyi destekliyoruz.
* 2030 hedeflerimize kararlılıkla ilerliyoruz.

Sunumlar hazırlanıyor, sürdürülebilirlik raporları yayımlanıyor, çalışanlara eğitimler veriliyor. Hatta bazen sürdürülebilirlik departmanları gerçekten çok kıymetli projelere imza atıyor.

Sonra şirketin günlük satın alma süreçlerine bakıyorsunuz.

Bir kalem alınacak.
İki alternatif var.

Birincisi geri dönüştürülmüş plastikten üretilmiş, çevresel etkisi daha düşük bir ürün.
İkincisi standart ürün. Aralarında küçük bir fiyat farkı var.

Karar çoğu zaman birkaç saniye içinde veriliyor:

“En ucuzunu alalım.”

İşte tam bu noktada insanın aklına şu soru geliyor:

Sürdürülebilirlik departmanı ile satın alma departmanı hiç tanıştı mı?

Büyük Hedefler, Küçük Satın Alma Kararlarında Kayboluyor

Sürdürülebilirlik yalnızca büyük projelerden ibaret değil.

Elbette güneş enerjisi yatırımları, elektrikli araç filoları, enerji verimli binalar ve atık yönetimi projeleri çok değerli. Ancak bir şirketin çevresel etkisi yalnızca yılda birkaç kez alınan büyük yatırım kararlarından oluşmuyor.

Şirketler her gün yüzlerce, bazen binlerce satın alma kararı veriyor:

• - Hangi fotokopi kâğıdı alınacak?
• - Kullanılan dosyalar geri dönüştürülmüş malzemeden mi üretilecek?
• - Temizlik ürünlerinde çevresel etkisi azaltılmış alternatifler tercih edilecek mi?
• - Tek kullanımlık ürünlerin yerine daha sürdürülebilir çözümler değerlendirilecek mi?
• - Standart bir kalem yerine geri dönüştürülmüş plastikten üretilen bir kalem seçilecek mi?

Tek başına bakıldığında küçük görünen bu kararlar, yıl sonunda binlerce ürün anlamına geliyor.

Bir şirket sürdürülebilirlik raporunda karbon emisyonlarını azaltmayı hedeflediğini söylüyor ancak ofiste kullanılan ürünlerde yalnızca en düşük fiyatı dikkate alıyorsa, ortada küçük bir tutarsızlık var.

Nazikçe söyleyelim:

Sürdürülebilirlik PowerPoint sunumunda kalmış olabilir.

Satın Alma Departmanlarının Önüne Nasıl Bir Hedef Konuluyor?

Buradaki mesele satın alma ekiplerini eleştirmek değil.

Çünkü satın alma departmanları kendilerine verilen hedeflere göre hareket ediyor. Bir satın alma yöneticisinin başarısı yalnızca maliyet düşürme üzerinden ölçülüyorsa, doğal olarak fiyat odaklı karar vermesi beklenir.

Yıl sonunda kendisine şu sorular soruluyorsa:

• - Geçen yıla göre ne kadar tasarruf sağladın?
• - Kaç tedarikçiden teklif aldın?
• - Hangi ürün grubunda maliyeti ne kadar düşürdün?
• - Bütçeyi ne ölçüde korudun?

ancak şu soru hiç sorulmuyorsa:

“Satın alma kararların sayesinde kaç kilogram karbon emisyonunun oluşmasını engelledin?”

sorun satın almacıda değil, sistemdedir.

Şirketler gerçekten sürdürülebilirlik konusunda ilerlemek istiyorsa, satın alma KPI’larının da değişmesi gerekir.

Bir Satın Almacı Yılda Kaç Kilogram Karbon Emisyonunu Engelleyebilir?

Bu soru ilk duyulduğunda biraz sıra dışı gelebilir.

Çünkü uzun yıllardır satın alma departmanlarının performansını ölçerken para birimleri kullandık. Tasarruf tutarlarını, iskonto oranlarını ve bütçe gerçekleşmelerini takip ettik.

Peki neden çevresel etkiyi de ölçmeyelim?

Bir satın alma uzmanı yıl boyunca:

• - geri dönüştürülmüş plastikten üretilmiş kalemleri tercih ettiğinde,
• - FSC sertifikalı kâğıt ürünlerine yöneldiğinde,
• - geri dönüştürülmüş malzemeden üretilen klasörleri satın aldığında,
• - çevresel etkisi azaltılmış temizlik ürünlerini değerlendirdiğinde,
• - tek kullanımlık ürünleri daha sürdürülebilir alternatiflerle değiştirdiğinde

şirketin çevresel etkisini doğrudan azaltabilir.

Üstelik bunu her zaman büyük bütçeler gerektiren projelerle değil, günlük operasyonel satın alma kararlarıyla yapabilir.

Belki artık satın alma ekiplerinin yıl sonu değerlendirmelerinde yalnızca şu cümleyi görmemeliyiz:

“Şirkete 1,8 milyon TL tasarruf sağladı.”

Yanına bir cümle daha eklenebilir:

“Sürdürülebilir ürün tercihleri sayesinde ölçülebilir çevresel etki oluşturdu.”

Çünkü satın almacılar yalnızca maliyet yöneten kişiler değildir. Doğru sistem kurulduğunda şirketlerin sürdürülebilirlik dönüşümündeki en etkili ekiplerden biri olabilirler.

Her Zaman En Ucuz Ürün, Gerçekten En Ucuz Ürün müdür?

Bu noktada başka bir soruyu da sormak gerekiyor:

Bir ürünün fiyat etiketi düşük diye toplam maliyeti gerçekten düşük müdür?

Çevresel etkisi yüksek, kısa ömürlü veya gereğinden fazla tüketilen bir ürün ilk satın alma anında ekonomik görünebilir. Ancak şirketlerin artık yalnızca ürün fiyatını değil, toplam etkiyi değerlendirmesi gerekiyor.

Bu yaklaşım, satın alma ekiplerinden fiyatı tamamen göz ardı etmelerini beklemek anlamına gelmiyor.

Sürdürülebilirlik, şirketlerin bütçelerini kontrolsüzce artırması değildir.

Asıl amaç; ihtiyaç duyulan ürünleri operasyonu zorlaştırmadan, mümkün olduğunca benzer fiyat seviyelerinde ve daha düşük çevresel etkiye sahip alternatiflerle değiştirmektir.

Bazen arada küçük bir fiyat farkı olabilir. Bazen hiç olmayabilir. Bazen de daha doğru ürün tercihi uzun vadede maliyet avantajı sağlayabilir.

Önemli olan yalnızca fiyat sütununa bakmamak.

Sürdürülebilirlik Departmanları Biraz Koridorda Yürümeli

Sürdürülebilirlik departmanları çok önemli bir iş yapıyor. Ancak gerçek değişim, yalnızca rapor hazırlamakla veya farkındalık eğitimi düzenlemekle gerçekleşmiyor.

Bazen sürdürülebilirlik ekiplerinin birkaç kat aşağıya inip satın alma departmanının kapısını çalması gerekiyor.

Belki ilk toplantı biraz garip geçebilir.

Satın alma departmanı fiyat tablosunu açar.
Sürdürülebilirlik departmanı karbon emisyonundan bahseder.
Bir süre herkes birbirine bakar.

Ama sonra doğru sorular sorulmaya başlanır:

• - Hangi ürün gruplarında sürdürülebilir alternatiflere geçebiliriz?
• - Hangi satın alma kalemlerinde çevresel etkiyi ölçebiliriz?
• - Maliyetleri kontrol altında tutarak nereden başlayabiliriz?
• - Satın alma KPI’larına sürdürülebilirlik hedefleri ekleyebilir miyiz?
• - Departmanların yıllık performans raporlarında çevresel kazanımlara yer verebilir miyiz?

İşte sürdürülebilirlik tam olarak bu toplantıdan sonra başlar.

Sürdürülebilirlik Bir Departmanın Görevi Değildir

Şirketlerin sürdürülebilirlik yolculuğu yalnızca sürdürülebilirlik departmanının sorumluluğuna bırakılamaz.

Sürdürülebilirlik departmanı hedefleri belirleyebilir.
Üst yönetim vizyonu ortaya koyabilir.
Kurumsal iletişim ekipleri bunu anlatabilir.

Ancak günlük hayattaki değişimi çoğu zaman satın alma ekipleri gerçekleştirir.

Çünkü her sipariş bir tercihtir.

Her ürün seçimi küçük bir oydur.

Ve binlerce küçük tercih bir araya geldiğinde şirketin gerçek sürdürülebilirlik performansını oluşturur.

Belki artık şirketlerin kendilerine şu soruyu sorması gerekiyor:

Satın alma departmanımız yalnızca ne kadar tasarruf ettiğini mi raporluyor, yoksa ne kadar çevresel etkiyi önlediğini de biliyor mu?

Cevap henüz belli değilse, sürdürülebilirlik departmanı ile satın alma departmanını tanıştırmanın zamanı gelmiş olabilir.

Ecoofis Notu

Ecoofis olarak şirketlerin günlük operasyonlarında kullandıkları ofis ürünlerini, mümkün olduğunca benzer fiyat seviyelerindeki sürdürülebilir alternatiflerle değiştirmelerine yardımcı oluyoruz.

Amacımız yalnızca ürün tedarik etmek değil; kurumların satın alma kararlarının oluşturduğu çevresel etkiyi daha görünür, ölçülebilir ve raporlanabilir hale getirmek.

Çünkü sürdürülebilirlik yalnızca büyük hedeflerle değil, her gün verilen küçük kararlarla başlıyor.